各分院、教学部：

为配合学院申本筹备推进工作，促进二级学院（教学部）档案资料室的建设，加强教学业务资料收集的完整性、及时性，检索的方便性，学院将于5月份，组织5个二级学院和3个教学部资料室建设情况的检查评比，现将有关要求通知如下：

一、检查时间：5月中旬（具体时间另行通知）

二、检查对象：5个二级学院、3个教学部

三、检查人员：学院档案室、教务处、发展规划处有关人员

四、检查主要内容

1.资料是否统一管理，是否有分管领导。

2.管理制度建设情况。是否建立了资料接收、保管、借阅、销毁及资料室库房管理等制度，并建立台账。重点检查资料收集登记、资料销毁台账。

3.资料库房及人员配备情况。是否建立了适应本分院（部）资料存放要求的专用库房，库房窗户须安装遮光窗帘，库房内干净整洁，专房专用；库房是否配备了消防器材；是否配备了专门的库房管理人员。

4.资料质量情况。一是资料完整，二是资料整洁有序。重点检查2016以来的教师教案、备课本及反应教师教学痕迹的有关资料收集情况。

5.资料目录。是否建立了电子目录可共查询，并配套有纸质目录，能随时检索资料。

6.资料装盒。每卷资料是否都装档案盒或档案袋（大幅资料有序摆放），档案盒（袋）面建立案卷目录（卷内目录）。

7.资料排架。是否按年度（学期）的顺序排放资料，并在每列资料架前面标注该列资料名称。

五、评比办法

按照测评表对各分院（部）资料室情况进行检查评分，评比结果纳入学院行政工作考核，并实施奖励：一等奖1名，奖励1000元，二等奖2名，奖励800元，三等奖3名，奖励500元。

附件：二级学院（部）资料室建设检查测评表

学院办公室

2019年4月9日

附件

二级学院（部）资料室建设检查测评表

分院（部）                                  

检查人员                             检查时间            

分院（部）分管领导签名