为了顺利召开“第二届工会会员代表大会暨教职工代表大会”，8月30日，学院在712会议室召开了筹备会议。会议由院长许华春主持，副院长蔡汉跃做了具体工作布置，“两代会”筹备委员会、分院领导及各工作组成员参加了会议。
会议下发了《关于召开第二届工会会员代表大会暨教职工代表大会的通知》及《关于公布第二届工会会员代表大会暨教职工代表大会筹备委员会和专门工作组成员名单的通知》，通报了第二届工代会教代会议程、主席团名单、工会委员会选举办法及工代会教代会代表名额分配和代表产生办法等。
第二届工代会教代会将于9月4日召开，将进行预备会议、正式会议、分组讨论、工会委员会议、闭幕式5项内容。工会委员会由会员代表大会选举产生，选举采用候选人数多于应选人数的差额选举办法，差额为一名。本届工代会教代会委员会将由9人组成，设主席1名、副主席2名、宣传委员、组织委员、体育委员、文娱委员、生活委员、女工委员各1名。
“两代会”筹备委员会负责会议的筹备，学院主要职能部门领导及教职工组成大会秘书组、代表资格审查组、宣传组和会务组分别承担会议的专项筹备工作。会后，各组还进行了专项工作讨论。